15 conseils pour aménager un open space

15 conseils pour aménager un open space


Dans les bureaux d’entreprises, les collaborateurs doivent souvent se partager l’espace de travail. Pourtant, chaque salarié a besoin d’un certain confort et de calme pour se concentrer et être productif. Aménager un open space est, alors, l’une des meilleures manières pour concilier les deux.

Pourquoi opter pour un open espace ?

L’open space permet avant tout d’optimiser l’espace. Avec cette option, vous pouvez améliorer l’ergonomie de 10 à 40 % dans vos locaux professionnels. Il est aussi bien plus économique que déménager l’entreprise. Un open space transforme l’environnement de travail en un lieu convivial, propice à la communication et à l’interactivité entre les membres de l’équipe. Il garantit la qualité de vie et le bien-être de vos collaborateurs au travail. De plus, vous pouvez regrouper les pôles de compétences similaires ou complémentaires pour chaque projet.

Vous l’aurez compris, l’open space apporte son lot d’avantages à votre entreprise. Mais sa conception demande une sérieuse réflexion et une étude en amont. Vous devez le rendre aussi confortable que possible, mais aussi le meubler et le décorer correctement. Il faut également éliminer toutes sources de stress et de déconcentration. De plus, il est essentiel d’éviter la promiscuité afin d’assurer une certaine confidentialité et intimité à chacun. Aussi, il faut permettre le flux de circulation. Le tout nécessite un véritable savoir-faire. Quels sont les conseils pour aménager un open space au service de la productivité et de l’efficacité ?

1. Aménagez un open space respectant les normes

Passer d’un bureau privatif à un open space peut être un changement radical pour vos collaborateurs. Le respect des règles imposées dans l’aménagement de ce type de bureau collectif vous permet de maintenir leur confort.

Selon la norme AFNOR NF X 35-102, la surface minimale recommandée pour un bureau collectif est de 11 m²/salarié contre 15 m²/salarié dans un espace de travail bruyant tel que les calls center. Il faut aussi isoler les machines bureautiques bruyantes (ex. : photocopieuse, imprimante, etc.). La disposition des meubles doit permettre et faciliter les déplacements. Il est indispensable de limiter les bureaux face à face et d’aménager des zones de confidentialité.

2. Sélectionnez les bonnes couleurs

Certaines couleurs ont plus tendance à déconcentrer comparées à d’autres. C’est par exemple le cas du rouge, du violet, des couleurs fluo et trop sombres. Pensez donc à bien sélectionner les couleurs dominantes dans vos locaux lorsque vous aménagez votre open space. Que ce soit au niveau des murs et des meubles, privilégiez les tons clairs et neutres. Ils adouciront l’ambiance.

Un open space dans des tons doux comme le pastel ou le blanc favorisera notamment la concentration. Vous pouvez ajouter des bureaux et des mobiliers avec des couleurs naturelles. Que cela ne vous empêche pas de reprendre les couleurs de votre logo et vos devises dans la déco. Il suffit simplement de chercher l’harmonie et l’équilibre.

 

3.    Privilégiez les meubles acoustiques

Les conversations téléphoniques, les va-et-vient fréquents, les bruits des machines, le brouhaha des réunions d’équipe… sont, généralement, très stressants dans un open space. Pour remédier à ce problème, tournez-vous vers les meubles acoustiques. Ils s’avèrent idéals pour réduire les nuisances sonores et favoriser la concentration et la discrétion.

Concrètement, quels équipements installer ? Des revêtements de sol acoustiques ou des moquettes épaisses, des cloisons amovibles, des cloisons centrales pour séparation de bureau, des panneaux atténuant les bruits… Les idées sont nombreuses. Si vous vous faites conseiller par un expert en design d’intérieur, vous trouverez vite les meubles les mieux adaptés à vos locaux.

4. Laissez la place au minimalisme

Dans un open space, les meubles volumineux n’ont pas réellement leurs places. Ils risquent d’encombrer inutilement l’espace et de gêner les circulations. Or, il faut un environnement aéré, bien éclairé et parfaitement organisé pour que le bureau soit plus agréable à vivre. Préférez alors du mobilier minimaliste, avec des systèmes de rangements intelligents et des meubles d’appoint bien placés.

Pour arriver à une gestion optimale de la surface disponible, vous pouvez concevoir des meubles et rangements sur-mesure. CT Création est un spécialiste dans ce domaine. Nous nous occupons de design d’intérieur, mais aussi de création et de fabrication de meubles sur-mesure.

5. Faites le bon choix en matière de mobilier de bureau

L’ambiance de l’espace de travail reposera beaucoup sur le choix des matériaux, des couleurs et des mobiliers. Vous devez donc choisir des mobiliers de bureau adaptés à vos contraintes spatiales, mais aussi en accord avec l’ambiance que vous souhaitez créer. Mais entre bureau bench, bureau design et ergonomique, en matière naturelle ou de matériaux modernes et tendances… pas facile de trancher ! Le plan de travail doit aussi être adapté au métier et aux tâches de son occupant.

Faites simple en faisant appel à un spécialiste en la matière. CT Création est votre meilleur allié si vous souhaitez choisir ou fabriquer des mobiliers répondant à vos besoins.

6. Préférez les équipements et les mobiliers modulaires

L’un des principaux objectifs d’un open space, c’est le gain de place. Choisir des mobiliers simples, modulables et mobiles tombe donc sous le sens. Vous pourrez, ainsi, les remanier et les réorganiser selon le contexte. Des caissons mobiles à roulettes sont, par exemple, idéals pour ranger les documents, etc. sous un bureau. Certains spécialistes vous diront de privilégier les formes rectangulaires. Mais rien ne vous empêche d’opter pour les formes rondes et ovales tant qu’elles sont modulables. Cela vous permet d’aménager une zone de travail fonctionnelle.

7. Aménagez des zones de réunion

Les réunions font partie intégrante des routines au sein des entreprises. Il est préférable d’avoir une zone dédiée pour ces rendez-vous dans l’open space. L’espace de réunion ou de coworking peut, par exemple, être aménagé grâce à des cloisons acoustiques. Ces derniers protègent la zone des regards indiscrets et assurent l’isolation acoustique. Ainsi, les échanges et les conversations restent confidentiels. En plus, les collaborateurs travaillant à proximité ne seront pas distraits par les bruits.

Vous pouvez opter pour des cloisons amovibles, ultras pratiques et faciles à mettre en place ou bien pour des cloisons fixes ou même des espaces vitrés.

8. Préservez l’intimité de chacun

Alors oui, l’open space est un espace de travail collectif. Il peut réunir 5 à 10 personnes sur un même plateau. Malgré tout, chaque salarié aura besoin de son petit espace individuel. C’est très important qu’il conserve son intimité même dans un tel espace. C’est pourquoi on conseille de bien isoler chaque espace à l’aide de panneaux-écrans ou de cloisons sans rendre impossible toute communication.

Pour atteindre cet objectif, CT Création vous propose d’organiser vos bureaux de manière optimale jusqu’aux moindres recoins. Grâce à notre expertise et à notre créativité, nous pouvons gérer au mieux l’espace, concevoir un open space ouvert, mais garantissant l’intimité de chaque employé.

9. Regroupez vos pôles de compétences

Vous voulez que vos équipes communiquent plus en interne et aient des échanges productifs ? Organisez la zone de travail de manière stratégique. Vous pouvez identifier vos forces de proposition, puis lui réunir une équipe sur un même plateau afin de gagner en efficacité. Le but étant de créer des teams vraiment synergiques.

Il est possible de placer les mêmes pôles de compétences sur un même plateau si vous souhaitez qu’ils communiquent entre eux. C’est également possible entre des pôles de compétences complémentaires. Les deux pourront apprendre. Vous avez besoin d’un vrai plan en 2D ou en 3D.

10.    Orientez les bureaux de manière optimale

On perçoit l’open space comme un levier de productivité sur un lieu de travail. Mais dans ce sens, il faut penser minutieusement à l’emplacement et à l’orientation des bureaux. Le but est de toujours favoriser la concentration et de limiter au minimum les sources de distraction.

Avec deux bureaux aménagés face à face, les contacts visuels sont inévitables. C’est un facteur de déconcentration pour les deux occupants. De plus, ils ne seront pas eux-mêmes à l’aise de travailler dans de telles circonstances. On recommande de placer les bureaux en biais pour éviter ce problème. Faites également en sorte que le bureau, et plus précisément l’ordinateur, ne soit pas en face d’une fenêtre ou d’un éclairage. Cela évite de recevoir son reflet en plein écran.

11.    Trouvez la meilleure disposition pour vos bureaux

Puisqu’on parle de positionnement et d’orientation de bureaux, sachez que vous pouvez choisir entre plusieurs dispositions dans un open space :

  • En linéaire : votre plateau peut recevoir jusqu’à 10 collaborateurs. Au-delà, cela peut être trop encombrant et altérer l’efficacité de l’équipe.
  • En rosace : chaque bureau devient plus spacieux, il offre une bonne confidentialité à chaque collaborateur.
  • En marguerite : on se sert ici de bureaux aux plateaux creusés. Cela se traduit par encore plus de gain de place.

12. Gérez la disposition des équipements informatiques

Le parc informatique fait partie des matériels indispensables dans les locaux d’entreprise. Ne le négligez pas lors de votre projet d’aménagement de bureau. Il faut attribuer à ces équipements les bonnes places et trouver les meilleures orientations. Mais ce n’est pas tout, il faut aussi dissimuler les câblages pour ne pas gêner les employés. Les différents câbles et branchements encombrent visuellement l’espace.

Pour que l’open space reste chaleureux, vous avez différentes solutions pour les masquer : goulottes passe-câbles, versapad ou autres. La plupart du temps, ils s’adaptent à tous les types de bureaux.

13. Ne négligez pas l’éclairage

Pour les salariés, rien ne vaut un espace de travail aéré, baignant dans la lumière naturelle. Dans ce cas, l’orientation et l’agencement des bureaux doivent optimiser la luminosité naturelle. Toutefois, comme mentionné dans le précédent paragraphe, rappelez-vous de ne jamais placer un bureau dos à fenêtre. Le soleil se reflètera sur l’écran, ce qui peut gêner l’employé.

Vous pouvez également intégrer des luminaires pour améliorer la luminosité dans tout l’espace. Cela peut aller de simples lampes de bureau aux ampoules ou luminaires suspendus. Tout dépendra des contraintes des lieux.

14. Pensez à la climatisation et au chauffage

Même dans un open space, on n’est pas à l’abri des caprices de la météo. En période de canicule, la chaleur peut vite devenir suffocante. Surtout si la climatisation n’est pas très performante et que le nombre d’employés est assez important. Les malaises et le taux d’absence pourront, alors, augmenter. C’est l’entreprise qui assume les conséquences. De même, si le bureau n’est pas bien isolé et mal chauffé en hiver. Au moment de refaire l’aménagement de vos bureaux en open space, ne négligez pas le système de climatisation et de chauffage.

15. Facilitez la circulation

Les flux de circulation au sein d’un local dépendront de la dynamique de l’entreprise. Ils peuvent être plus ou moins denses. Mais afin de gérer les allées aux venues, prévoyez donc des zones de passage. C’est d’ailleurs l’une des raisons pour laquelle on essaie d’éviter les mobiliers encombrants dans un open space.

Libérez les passages auprès des zones comme les toilettes, les zones de convivialité, les salles de réunion… Placez les collaborateurs fréquemment sollicités comme les ressources humaines près des espaces collectifs. Mettez les offices des collaborateurs qui travaillent de façon autonome plus en retrait. En tenant compte de tous ces conseils, vous devrez réussir votre projet d’aménagement d’open space. Si vous avez besoin de l’aide d’un professionnel, CT Création se tient à votre disposition pour établir un diagnostic et un devis personnalisé selon vos souhaits.